Ejemplo de Subpoena Duces Tecum para Casos de Lesiones Personales

Respuesta rápida: Un subpoena duces tecum es una orden judicial. Le indica a una persona o una empresa que entregue registros. En una reclamación por lesiones, los abogados la utilizan para obtener expedientes médicos, facturas e informes. Un buen ejemplo de subpoena duces tecum consta de cuatro partes. Tiene un encabezado del caso. Tiene una lista clara de los registros. Tiene una fecha límite. También incluye una constancia de notificación firmada.

Ejemplo de Subpoena Duces Tecum: Texto Modelo Completo

La mayoría de los sitios ocultan el ejemplo tras un muro de pago. Esta página no. Aquí está el ejemplo completo de la subpoena de documentos que puede adaptar hoy mismo.

Ejemplo federal (formato Formulario AO 88B)

Use el Formulario AO 88B ante un tribunal federal. Es el formulario oficial de citación de registros para casos civiles. El formulario le ordena presentar documentos, archivos electrónicos u objetos en un lugar y horario determinados. También permite que la otra parte copie, examine o tome muestras de dichos elementos.

Ese último bloque corresponde al de la firma del abogado de registro. La línea de arriba es su encabezado del caso y el número de la acción civil. Ambos deben coincidir exactamente con el expediente judicial.

Ejemplo de California (formato SUBP-010 y SUBP-020)

California utiliza el Formulario del Consejo Judicial SUBP-010 para una solicitud de registros únicamente. Este es el subpoena de deposición para la presentación de registros comerciales. Use el Formulario del Consejo Judicial SUBP-020 cuando también desee que la persona se presente y declare.

La gente confunde estos dos formularios todo el tiempo. Una guía advierte que los secretarios rechazan versiones antiguas del formulario, así que siempre verifique la fecha de revisión en el sitio web del estado antes de presentarlo.

El punto 4 corresponde a la designación del funcionario de deposición. La mayoría de los despachos designan un servicio profesional de fotocopiado aquí.

Ejemplo de Texas (formato Regla 176)

Texas no tiene un formulario estatal para completar como en California. Usted redacta el suyo propio. Pero la Regla 176 de Procedimiento Civil de Texas le indica exactamente qué debe incluir.

Tres reglas dan forma al borrador de Texas. Primero, todo subpoena debe emitirse en nombre de «el Estado de Texas». Segundo, un abogado con licencia en Texas puede emitirlo y firmarlo como funcionario del tribunal, por lo que no se requiere un juez. Tercero, el documento debe contener la advertencia por desacato a la Regla 176.8(a).

Tenga en cuenta la regla del dinero. En Texas, no puede emitirse ninguna multa ni embargo a menos que la parte solicitante jure, mediante declaración jurada, que se han pagado u ofrecido todos los honorarios de testigo exigidos por ley. Así que pague la tarifa y conserve el recibo.

Aviso de la Regla 205.3 de Texas a un no litigante

Texas tiene su propia versión del aviso al consumidor. No puede simplemente enviar el subpoena. Conforme a la Regla 205.2, debe notificar un aviso de presentación de documentos al menos 10 días antes de notificar el subpoena que exige la presentación.

Ese plazo existe por una razón. Un tratado de práctica explica que, sin la espera, un empleado de registros podría entregar los archivos de inmediato solo para terminar, privando a las demás partes de su oportunidad de solicitar protección.

También se aplica una segunda regla de plazos. Tanto el aviso como el subpoena deben enviarse a más tardar 30 días antes de que finalice el período de descubrimiento.

Otra particularidad de Texas que vale la pena conocer. Si le solicita a una clínica los expedientes de salud de alguien que no es parte del caso, también debe notificarle este aviso a esa persona. La parte que lo solicita también debe pagar los costos razonables de presentación del no litigante.

Attachment 3: the document list

This rider is the heart of the personal injury subpoena template. Attachment 3 in California does the same job as Exhibit A in federal court. Start with a short definitions and instructions section. Then list the records.

Observe dos cosas. Primero, la limitación del período de fechas. Segundo, la lista nombra únicamente las partes del cuerpo en cuestión. Eso mantiene la solicitud precisa y difícil de impugnar.

Declaración del custodio de registros

Una declaración jurada de registros comerciales acredita que los archivos son auténticos. En California, la declaración del custodio de registros acompaña los documentos.

Aviso al Consumidor o Empleado (SUBP-025)

El Formulario del Consejo Judicial SUBP-025 es el aviso al consumidor o empleado. La ley de California exige que la persona cuyos archivos se solicitan reciba primero una advertencia. El aviso debe informarle que se solicitan registros sobre ella. Debe indicarle cómo objetar. También debe indicarle que consulte a un abogado sobre sus derechos de privacidad.

Si omite este paso, puede costarle caro. No notificar el formulario SUBP-025 puede generar $500 en daños más honorarios.

Constancia de notificación

Su constancia de notificación muestra quién notificó los documentos, cuándo y cómo. Consérvela. La necesitará si la otra parte lo ignora.

Cuándo necesita un subpoena duces tecum en un caso de lesiones personales

¿Qué es un subpoena duces tecum?

¿Qué es un subpoena duces tecum? Es una orden escrita para aportar registros. El término «subpoena duces tecum» proviene del latín. Duces tecum significa «trae contigo». Así que el nombre indica la tarea. Traiga los documentos.

Subpoena ad testificandum frente a subpoena duces tecum

Hay dos tipos principales de reclamación por lesiones. Un subpoena ad testificandum exige que una persona comparezca y declare bajo juramento. Un subpoena duces tecum exige que una persona entregue documentos u otras pruebas.

También puede usar una sola hoja de papel para ambas tareas. Eso es un subpoena combinado para testimonio y documentos. Si solo desea archivos, use un subpoena únicamente de registros.

Otros nombres que verá:

•  Subpoena civil para cualquier caso no penal
•  Subpoena de juicio para registros necesarios en la propia audiencia
• Subpoena a un tercero o subpoena a un no litigante para alguien que no demanda ni es demandado

Por qué el descubrimiento entre las partes no es suficiente

Puede solicitarle a la otra parte sus archivos mediante una solicitud estándar. Pero un hospital no forma parte del caso. Tampoco lo es una compañía telefónica. Para llegar a ellos, necesita una orden de citación para presentar documentos. Un subpoena emitido durante el descubrimiento es la herramienta estándar.

Subpoena frente a orden judicial

Esto importa mucho. Un subpoena y una orden judicial no son lo mismo. Si un juez lo firma, una clínica puede entregar los archivos de inmediato. Si lo firma un secretario o un abogado, la clínica debe seguir pasos adicionales primero.

Los custodios que pasan por alto este detalle entregan archivos que deberían haber retenido.

Qué Solicitar: Registros Que Ganan Casos de Lesiones

Esto es lo que un ejemplo de subpoena para registros médicos y sus variantes normalmente persiguen.

Estas solicitudes también pueden incluir fotos del lugar del accidente, presupuestos de reparación e incluso registros de teléfonos celulares utilizados para demostrar que un conductor estaba distraído.

Redacte un lenguaje de alcance que se sostenga

Aquí es donde falla la mayoría de los borradores. Los abogados de la parte demandante advierten que los subpoenas de la defensa a menudo retroceden más de diez años y abarcan todas las partes del cuerpo, no solo las de la reclamación. Ese tipo de redacción invade la privacidad e invita a una disputa.

Así que haga lo contrario. Especifique las fechas. Especifique las partes del cuerpo. Solicite lo que pueda defender.

Cómo completar el ejemplo, paso a paso

Paso 1. Complete el encabezado. Copie el nombre del tribunal, los nombres de las partes y el número de la causa de su demanda.

Paso 2. Encuentre al verdadero custodio. Llame primero al departamento de registros. Las grandes cadenas suelen trasladar los registros a una oficina central nacional. Luego escriba la designación del custodio de registros en el formulario.

Paso 3. Redacte la lista de documentos. Colóquela en el anexo, no en la cara del formulario. Manténgala sencilla.

Paso 4. Establezca la fecha de presentación. En California, debe ordenar una fecha no antes de 20 días después de la emisión o de 15 días después de la notificación, lo que ocurra primero. Agregue algunos días adicionales como margen. Esa es la fecha de devolución del subpoena.

Paso 5. Elija quién lo firma. California permite un subpoena emitido por el secretario, uno firmado por un juez, o uno emitido por un abogado del abogado de registro. Nueva York es más estricta. Allí, el requisito de firma del juez implica que el secretario presente su formulario ante el juez para que este lo firme.

Paso 6. Agregue el dinero. Usted debe pagar los honorarios de testigo y el kilometraje. En California, usted ofrece los honorarios ya sea mediante notificación o en la propia deposición.

Paso 7. Notifíquelo y documente el expediente. Luego conserve la constancia firmada.

Reglas de Notificación y Plazos

Cómo notificar un subpoena duces tecum

La notificación personal es la regla. Una guía federal de autoayuda explica que usted no puede notificarlo personalmente. Quien lo notifique debe tener al menos 18 años y no ser parte del caso.

La mayoría de los despachos contratan a un notificador judicial registrado. En California, ese notificador tiene un número de PSR, lo que fortalece la constancia de la notificación.

Informe primero a las demás partes

Antes de notificar un subpoena de registros, debe enviar un aviso y una copia a cada parte. Un grupo de expertos señala que omitir este aviso es una razón común por la que se desestima un subpoena, y ocurre con mayor frecuencia bajo presión de plazos.

Plazos del aviso al consumidor y al empleado

California añade un segundo plazo. El consumidor o empleado debe recibir la notificación al menos 10 días antes de notificar al testigo. Eso se reduce a 5 días con entrega en mano. Y debe ser al menos 25 días antes de la fecha de presentación.

La regla de las 100 millas

La ley federal limita el lugar donde puede exigir el cumplimiento. Aunque los archivos ahora se envían por correo electrónico, el lugar de cumplimiento debe estar a menos de 100 millas de la persona a la que se solicita.

Conozca también la diferencia entre el tribunal emisor y el tribunal de cumplimiento. Las mociones generalmente se presentan ante el tribunal ante el que está pendiente el caso.

Tabla de plazos

El plazo federal de 14 días para objetar suele sorprender a muchos no litigantes.

Pasos de la HIPAA que evitan que los subpoenas médicos sean rechazados

Los archivos de salud son especiales. La HIPAA, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996, los protege. Un subpoena conforme a HIPAA supera los obstáculos descritos a continuación. Quien no lo haga será rechazado.

Garantías satisfactorias

Si un juez no firmó su documento, la clínica necesita prueba de una de dos cosas. Que usted se esforzó por notificar al paciente, o que se esforzó por obtener una orden de protección calificada. Esta es la carta de garantías satisfactorias requerida por el 45 C.F.R. § 164.512(e).

Qué cuenta realmente como prueba

Una carta de presentación no es suficiente. Una guía de cumplimiento señala que una nota de un abogado que indique que el paciente «ha sido notificado» rara vez resulta suficiente. Necesita el aviso en sí, la constancia de notificación y la prueba de que el plazo para objetar venció.

Eso le da al paciente aviso y una oportunidad real de oponerse.

Lenguaje de la orden de protección calificada

Una moción de orden de protección puede resolver esto rápidamente. La orden debe limitar el uso de la información de salud protegida (PHI) únicamente a este caso. También debe exigir que los archivos se devuelvan o se destruyan al finalizar.

Agregue una designación de confidencialidad a los registros una vez que lleguen. Un juez también puede usar el formulario modelo del tribunal.

El camino más sencillo de todos es contar con una autorización HIPAA firmada para divulgar los registros de su propio cliente. No se necesita disputa.

Pida menos, no más

El estándar del mínimo necesario se aplica. Una guía ofrece un ejemplo claro. Si el caso trata de una rodilla lesionada en un choque, no deben entregarse los archivos de facturación de una consulta de salud mental no relacionada.

Archivos con protección adicional

Algunos registros reciben protecciones más fuertes. Las notas de psicoterapia, el estado del VIH y los registros de trastorno por uso de sustancias, conforme a la Parte 2 del 42 C.F.R., pueden requerir algo más que un subpoena. Los tribunales también protegen el derecho del demandante a la privacidad en los registros médicos.

Las clínicas y sus proveedores actúan como entidades cubiertas y asociados comerciales.

Notifique una objeción por escrito

Una objeción por escrito es la opción más económica. Una vez que la notifique, no tiene que presentar nada hasta que la otra parte obtenga una orden judicial.

Presente una moción para anular

Una moción para anular le pide al tribunal que deje sin efecto el subpoena. Una moción para modificar o limitar le solicita al tribunal que reduzca el monto. Conforme a la ley federal, un tribunal debe anularlo cuando el documento otorga muy poco tiempo, excede el límite de 100 millas, busca material privilegiado, o es excesivamente amplio e indebidamente gravoso.

Buenos fundamentos incluyen:

•     Privilegio médico-paciente
•     Privilegio abogado-cliente y producto del trabajo
•     Falta de proporcionalidad con las necesidades del caso
•     Falta de aviso al consumidor o a las demás partes

Los tribunales evalúan el costo, el tiempo, el número de páginas y el monto en juego.

Errores de redacción que hacen que se anulen los subpoenas

1. Omitir el aviso al consumidor
2. Usar una versión antigua del formulario
3. Copiar un alcance genérico sin fechas ni partes del cuerpo
4. Establecer una fecha de presentación que la ley no permite
5. Olvidar el pago de los honorarios
6. Enviar por correo a la dirección incorrecta del custodio
7. Perder la constancia de notificación
8. Dirigirse a un alto ejecutivo cuando un empleado de registros tiene los archivos, lo cual choca con la doctrina del ápice

Preguntas Frecuentes

¿Quién puede emitir un subpoena duces tecum?

En muchos estados, un abogado de registro puede firmarlo y emitirlo. Un secretario o un juez también puede hacerlo. En algunos lugares, una persona que se representa a sí misma puede emitir uno.

¿Cuánto tiempo tengo para responder?

En un tribunal federal, las objeciones vencen en la fecha que ocurra primero: la de cumplimiento o 14 días después de la notificación. Los registros civiles de California generalmente vencen dentro de los 15 días posteriores a la recepción o en la fecha que acuerden las partes.

¿Debe firmarlo un juez?

No en todos lados. Nueva York dice que sí. California permite que un abogado de registro lo emita.

¿Puedo obtener archivos médicos sin la firma del paciente?

Sí, pero solo siguiendo los pasos de HIPAA descritos arriba. De lo contrario, la clínica debería negarse.

¿Cuál es la diferencia entre SUBP-010 y SUBP-020?

El SUBP-010 obtiene únicamente registros. El SUBP-020 obtiene un testigo presencial además de registros.

¿Puede una empresa cobrarme por las copias?

Sí. California permite cobrar el tiempo administrativo y los costos de copiado.

¿Qué pasa si el custodio simplemente lo ignora?

Presente una moción para obligar el cumplimiento. Luego solicite sanciones o desacato.

¿Puedo obtener registros anteriores al accidente?

A veces. Pero mantenga los años acotados, o espere una disputa.