Modelo de carta de representación dirigida a una compañía de seguros
Una carta de representación informa a una compañía de seguros de que un abogado actúa ahora en nombre de un cliente en una reclamación. Indica el nombre del cliente, identifica la reclamación y proporciona los datos de contacto del abogado. También solicita a la aseguradora que envíe las cartas y demás comunicaciones relativas a la reclamación al despacho del abogado.
Puede necesitar este aviso después de un accidente de auto, una lesión o daños a su propiedad. Por ejemplo, un abogado de lesiones personales puede enviarlo a la aseguradora del conductor culpable. El abogado también puede enviar un aviso a la propia aseguradora del cliente si la reclamación afecta a su póliza.
Esta guía incluye un modelo de carta de representación dirigida a una compañía de seguros, con campos que su abogado puede completar. También aprenderá qué incluir, cómo enviarla y qué esperar después.
El modelo es un punto de partida. Su abogado debe adaptarlo a su reclamación y a las normas aplicables.
¿Qué es una carta de representación dirigida a una compañía de seguros?
Una carta de representación (LOR, por sus siglas en inglés) es un aviso por escrito que indica que un abogado actúa en nombre de un cliente en una reclamación de seguro. El abogado o el despacho la envía a la aseguradora o al ajustador de reclamaciones asignado.
El aviso ayuda a la aseguradora a vincular al abogado con la reclamación correspondiente. Suele incluir:
● El nombre del reclamante, es decir, la persona que solicita el pago.
● El nombre del asegurado, es decir, la persona cubierta por la póliza.
● El número de reclamación y el número de póliza, si se conocen.
● La fecha del siniestro, es decir, la fecha en que ocurrió el choque u otro hecho.
● El nombre y los datos de contacto del abogado.
Una carta de representación de un abogado también indica qué partes de la reclamación atenderá. Esto se conoce como el alcance de la representación. Puede abarcar una reclamación por lesiones, por daños materiales o por ambas.
La carta solicita a la aseguradora que envíe las comunicaciones y los documentos de la reclamación al despacho del abogado. También puede solicitar informes, fotos o declaraciones relacionados con el hecho. Los modelos de cartas publicados incluyen estos datos y estas solicitudes.
Un aviso de representación no exige, por sí solo, un pago determinado. Una carta de demanda cumple una función diferente…
Modelo de carta de representación dirigida a una compañía de seguros
Esta plantilla de carta de representación para una aseguradora muestra cómo un abogado puede notificar a la aseguradora sobre la reclamación de un cliente. Sustituya los campos entre corchetes por los datos correctos. El abogado debe revisar el texto antes de enviarlo.
[Nombre del despacho de abogados]
[Dirección postal]
[Ciudad, estado, código postal]
[Número de teléfono]
[Dirección de correo electrónico]
Fecha: [Día, mes y año]
Enviada por: [Correo electrónico, correo postal, fax o portal de la aseguradora]
[Nombre del ajustador de reclamaciones o departamento de reclamaciones]
[Nombre de la compañía de seguros]
[Dirección postal o dirección de correo electrónico]
Asunto: Aviso de representación
Nuestro cliente: [Nombre completo del cliente]
Su asegurado: [Nombre completo del asegurado, si corresponde]
Número de reclamación: [Número de reclamación, si se conoce]
Número de póliza: [Número de póliza, si se conoce]
Fecha del siniestro: [Fecha del incidente]
Estimado/a [Nombre del ajustador o representante de reclamaciones]:
Nuestro despacho representa a [Nombre completo del cliente] en relación con [breve descripción del incidente] ocurrido el [fecha] en [ciudad y estado].
Nuestra representación abarca [la reclamación por lesiones corporales, la reclamación por daños materiales u otro asunto especificado] derivada de este hecho.
Por favor, envíe toda la correspondencia relativa a estos asuntos a nuestro despacho. Le solicitamos que se comunique con nosotros, en lugar de con nuestro cliente, respecto de los asuntos que estamos atendiendo.
Por favor, confirme la recepción de esta carta. Asimismo, facilite el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del ajustador asignado. Si aún no se ha asignado un número de reclamación, proporciónelo cuando esté disponible.
Cuando estén disponibles y conforme a la legislación aplicable, proporcione copias de [indique los informes pertinentes, las declaraciones del cliente, las fotografías u otros documentos solicitados]. Proporcione también los documentos de la póliza o la información sobre la cobertura aplicables, si corresponde a esta reclamación.
Por favor, conserve los registros, las fotografías y las grabaciones relacionados con la reclamación y este incidente.
Proporcionaremos más información sobre la reclamación a medida que esté disponible. Comuníquese con nuestro despacho si necesita más datos para identificar la reclamación.
Atentamente,
[Firma del abogado]
[Nombre completo del abogado]
[Nombre del despacho de abogados]
Anexos: [Indique los documentos adjuntos, si corresponde]
Antes de enviar, revise los nombres, las fechas, los datos de contacto y el alcance de la representación. Adapte cada solicitud de documentos a la reclamación. Una solicitud no implica que la aseguradora deba entregar todos los elementos de su expediente.
Los modelos publicados por abogados incluyen los datos que identifican la reclamación, las instrucciones de comunicación y las solicitudes de registros pertinentes. La plantilla anterior utiliza esos elementos sin formular una demanda de acuerdo indemnizatorio.
¿Qué debe incluir una carta de representación?
Una carta clara de representación legal para una reclamación de seguro ayuda a la aseguradora a identificar el caso y contactar al abogado adecuado. Debe ser breve, precisa y centrarse en la reclamación.
Información del cliente y de la reclamación
Incluya el nombre completo del cliente, el del asegurado y la fecha del siniestro. Añada el lugar del incidente y una breve descripción de lo ocurrido.
Indique el número de reclamación y el número de póliza, si los conoce. Son distintos: uno identifica la reclamación y el otro, la póliza de seguro. Si falta alguno, proporcione la información disponible y pida a la aseguradora que confirme el número.
Datos del abogado y alcance de la representación
Utilice papel membretado del despacho que incluya el nombre, la dirección postal, el número de teléfono y el correo electrónico del abogado.
Indique qué asuntos atenderá el abogado. Por ejemplo, el alcance de la representación legal puede abarcar una reclamación por lesiones corporales, por daños materiales o por ambas. Una redacción clara ayuda a evitar confusiones sobre quién atiende cada parte.
Instrucciones de comunicación y solicitudes adecuadas
Pida a la aseguradora que envíe las comunicaciones relativas a la reclamación al despacho del abogado. Solicite una confirmación por escrito de la representación y de los datos de contacto del ajustador asignado.
Según la reclamación, el abogado también puede solicitar:
● Declaraciones escritas o grabadas del cliente.
● Informes del accidente y fotografías.
● Presupuestos para la reparación de los daños del vehículo.
● Una copia de la póliza o de la página de declaraciones del seguro.
● Información sobre la cobertura disponible y los límites de la póliza.
Los modelos de cartas publicados incluyen este tipo de solicitudes, aunque los documentos solicitados varían según la aseguradora y la reclamación.
Solicite únicamente lo pertinente. La obligación de la aseguradora de proporcionar un documento depende de la reclamación y de las normas aplicables. Solicitar el expediente de la reclamación de seguro no otorga automáticamente acceso a todos los registros.
Cómo adaptar la carta a su reclamación
La redacción de una carta de representación para una aseguradora depende de quién ofrezca la cobertura y de la naturaleza de la reclamación. Mantenga el aviso principal y ajuste los nombres, el alcance y las solicitudes.
Envío a la compañía de seguros de la parte culpable
En una carta de representación para una reclamación contra el seguro de un tercero, indique por separado el nombre de su cliente y el del titular de la póliza.
Por ejemplo, una carta de representación dirigida a la aseguradora del conductor culpable debe identificar la fecha y el lugar del choque, así como el número de la reclamación, si se conoce. Indique si el abogado atiende la reclamación por lesiones, por daños materiales o por ambas.
Describa el hecho en términos sencillos. Evite afirmar que la aseguradora ha aceptado la responsabilidad, salvo que se haya confirmado.
Envío a la propia compañía de seguros de su cliente
Una carta de representación para una reclamación ante la propia aseguradora se refiere a una reclamación presentada bajo la póliza del cliente. Una reclamación contra un tercero implica a la aseguradora de la otra parte. La Oficina del Asesor Público de Seguros de Texas explica esta diferencia en su guía sobre las reclamaciones de seguros de auto.
Identifique la cobertura involucrada, si se conoce. Puede incluir:
● Cobertura contra conductores sin seguro (UM).
● Cobertura contra conductores con seguro insuficiente (UIM).
● Protección contra lesiones personales (PIP).
● Cobertura de pagos médicos (MedPay).
Una carta de representación dirigida a la propia aseguradora del cliente puede solicitar la póliza y la página de declaraciones. Los modelos publicados para aseguradoras específicas también solicitan información sobre los beneficios disponibles.
Adaptación para otras reclamaciones de seguro
En una carta de representación para una reclamación de seguro de vivienda, identifique la propiedad afectada, la fecha del siniestro y el tipo de daño. Una carta de representación para una reclamación por daños materiales debe indicar claramente si el abogado también atiende una reclamación por lesiones.
Un aviso de representación en una reclamación de compensación laboral o una carta de representación de un ajustador público pueden requerir una redacción o formularios diferentes. Identifique la función real del representante. No describa a un ajustador público como abogado, salvo que también lo sea y actúe en esa función.
Cómo y cuándo enviar la carta
Envíe el aviso de representación legal lo antes posible, una vez que el abogado acepte atender la reclamación. Antes de enviarlo, compruebe que identifique a la aseguradora correcta e indique claramente qué asuntos atenderá el abogado.
Confirme dónde enviarla
Utilice los datos de contacto indicados en el aviso de reclamación o en el portal de la aseguradora. Si no se ha asignado un ajustador, comuníquese con el departamento de reclamaciones para confirmar dónde enviar la carta.
Revise estos datos:
● El nombre de la compañía de seguros.
● El ajustador de reclamaciones asignado, si se conoce.
● El número de reclamación.
● La dirección de correo electrónico o postal del departamento de reclamaciones.
● El método de presentación aceptado por la aseguradora.
Elija un método de entrega aceptado.
Enviar una carta de representación por correo electrónico puede facilitar la conservación de una copia fechada. Adjunte una carta firmada y use un asunto claro, como:
Aviso de representación: [Nombre del cliente], reclamación [Número]
La aseguradora también puede aceptar la carga a través de un portal, por fax o por correo postal. Confirme primero su procedimiento. El correo certificado puede proporcionar constancias de envío y de entrega. Al enviar una carta de representación por fax, guarde el informe de transmisión.
Conserve las pruebas y haga seguimiento
Guarde la carta firmada, los anexos y el comprobante de entrega. Pida a la aseguradora que confirme que recibió el aviso y que haya añadido los datos del abogado a la reclamación.
Si no recibe una confirmación, dé seguimiento con el ajustador o el departamento de reclamaciones. Verifique los datos de contacto antes de enviar otra copia.
El Departamento de Seguros de Texas (TDI) recomienda conservar los documentos de la reclamación, tomar notas de las llamadas y dar seguimiento a las conversaciones telefónicas mediante un correo electrónico o una carta. Estos registros ayudan a llevar un control de lo enviado y de lo hablado.
¿Qué ocurre después de que la compañía de seguros recibe la carta?
Tras recibir la carta de representación, la aseguradora puede añadir los datos del abogado al expediente de la reclamación. Luego, el ajustador puede confirmar la recepción, compartir sus datos de contacto y solicitar más información.
Es posible que el abogado deba proporcionar los datos faltantes de la reclamación o presentar prueba del consentimiento del cliente. La aseguradora también puede responder a las solicitudes de documentos de la póliza, de declaraciones o de informes de daños.
La revisión de la reclamación continúa
La carta identifica al representante de la aseguradora. No demuestra la culpa, ni confirma la cobertura, ni garantiza el pago.
La aseguradora puede seguir investigando el hecho, revisar la póliza y evaluar las pérdidas reclamadas. Una oferta de acuerdo, si se presenta, constituye un paso aparte. Conserve copias de las cartas, los correos electrónicos y las notas de las llamadas a medida que avanza la reclamación. El TDI recomienda guardar estos registros.
Los plazos de respuesta dependen de la reclamación
No existe un único plazo de respuesta a una carta de representación que se aplique a todas las aseguradoras y a todas las reclamaciones. Confirmar la recepción también es distinto de aceptar o rechazar una reclamación.
Por ejemplo, Texas establece plazos para ciertas reclamaciones en su propia póliza. El TDI establece que los plazos de su guía sobre el pago de reclamaciones no se aplican cuando la aseguradora del conductor responsable paga la reclamación.
Si la aseguradora no confirma la recepción del aviso, el abogado puede verificar la entrega y dar seguimiento con el departamento de reclamaciones.
Carta de representación frente a otros documentos legales
En una reclamación de seguro pueden utilizarse varios documentos. Cada uno cumple una función distinta. Una carta de representación identifica a la persona que atiende la reclamación, mientras que otros documentos establecen las condiciones del servicio, otorgan autoridad o solicitan un pago.
| Documento | Finalidad principal |
| Carta de representación | Informa a la aseguradora que un abogado representa a un cliente identificado en una reclamación específica. |
| Carta de demanda | Explica la reclamación y solicita un pago u otra medida para resolverla. |
| Contrato de servicios legales | Establece las condiciones entre el abogado y el cliente, como los servicios, los honorarios y los gastos. |
| Poder legal | Otorga a una persona la autoridad para actuar en nombre de otra dentro de los términos del documento. |
| Carta de protección | Aborda el pago de la atención médica con los fondos recuperados de una reclamación por lesiones. |
Carta de representación frente a carta de demanda
Un aviso de representación suele enviarse al inicio de la reclamación. Identifica al abogado y proporciona sus datos de contacto.
Una carta de demanda solicita una resolución. En una reclamación por lesiones, puede describir las pérdidas, presentar pruebas y solicitar una cantidad para llegar a un acuerdo.
Carta de representación frente a contrato de servicios legales
Un contrato de servicios legales establece las condiciones de la relación entre el abogado y el cliente. La carta de representación informa a la aseguradora sobre esa relación. Los acuerdos de honorarios pueden abordar el pago de los servicios legales y otras condiciones del trabajo del abogado.
Carta de representación frente a carta de protección
Una carta de protección se refiere a las facturas médicas. Puede prometer el pago a un proveedor de atención médica con fondos de un acuerdo. No notifica a la compañía de seguros que un abogado representa al paciente en la reclamación. El Colegio de Abogados de Texas aborda este acuerdo de pago en sus orientaciones sobre ética profesional.
Errores comunes que debe evitar
Los pequeños errores pueden dificultar la tramitación de un aviso de representación legal. Revise la carta antes de enviarla.
Usar datos incorrectos de la reclamación
Verifique el nombre del cliente, el del asegurado, la fecha del incidente y el número de reclamación. Envíe el aviso a la aseguradora y al departamento de reclamaciones correspondientes.
Si desconoce el número de la reclamación, indíquelo. Incluya suficientes datos para que la aseguradora pueda localizar la reclamación.
Dejar poco claro el alcance de la representación
Indique qué asuntos atenderá el abogado. Una reclamación por lesiones corporales y otra por daños materiales pueden tener ajustadores distintos. Una redacción clara ayuda a cada persona a saber dónde enviar las novedades.
Hacer afirmaciones o solicitudes sin fundamento
Evite afirmar la culpa, las lesiones o la cobertura si no se han confirmado. Solicite los registros pertinentes, pero no afirme que la aseguradora está obligada a entregar todo su expediente.
Revise con cuidado cualquier autorización médica. Una redacción amplia puede permitir el acceso a registros que excedan lo necesario para la reclamación. No añada una revocación de una autorización médica previa sin verificar su efecto sobre la reclamación.
Describir incorrectamente las normas sobre el contacto directo
Pida a la aseguradora que canalice las comunicaciones relativas a la reclamación a través del abogado. Evite afirmar que cada llamada de un ajustador infringe la Regla Modelo 4.2 de la ABA.
La regla de la Asociación Estadounidense de Abogados (ABA) regula la comunicación de los abogados con personas que saben que cuentan con representación legal en el asunto. No es una norma general aplicable a todos los ajustadores de seguros.
Suponer que la carta modifica un plazo
No suponga que un aviso de representación amplía el plazo de prescripción ni que cumpla todos los requisitos de notificación de una reclamación. Pida al abogado que revise los plazos aplicables.
Conserve una copia de la carta firmada y el comprobante de entrega. El TDI también recomienda guardar los documentos de la reclamación y las notas de las llamadas con la aseguradora.
Preguntas frecuentes
¿Puedo informar personalmente a la compañía de seguros de que he contratado a un abogado?
Sí. Puede compartir el nombre y los datos de contacto de su abogado. Después, su abogado debe enviar el aviso formal de representación legal. No envíe una carta que afirme provenir de un despacho de abogados, salvo que el despacho la haya aprobado.
¿Puedo enviar la carta antes de tener un número de reclamación?
Sí. Incluya el nombre del cliente, el del asegurado, la fecha y el lugar del incidente. Indique que el número de reclamación está «pendiente de asignación» o es «desconocido». Pida a la aseguradora que lo confirme.
¿Se puede enviar una carta de representación por correo electrónico?
Puede enviarse por correo electrónico si la aseguradora lo acepta. Confirme la dirección correcta, adjunte la carta firmada y guarde el mensaje enviado. Solicite una confirmación de recepción.
¿La carta debe estar notarizada?
Un aviso ordinario de un abogado a menudo no requiere notarización. Sin embargo, un formulario de consentimiento por separado u otro documento puede tener sus propias normas. Revise el procedimiento de la aseguradora y las normas aplicables a la reclamación.
¿Una carta de representación impide que la aseguradora se comunique conmigo?
La carta solicita a la aseguradora que envíe las comunicaciones relativas a la reclamación a su abogado. Si un ajustador se comunica con usted, informe a su abogado y pregúntele cómo responder.
No suponga que toda llamada directa infringe la Regla Modelo 4.2 de la ABA. Esa regla se aplica cuando los abogados se comunican con personas que saben que cuentan con representación legal en el asunto.
¿Una carta de representación es lo mismo que una carta de demanda?
No. Una carta de representación identifica al abogado que atiende la reclamación. Una carta de demanda solicita un pago u otra medida para resolver una disputa.
¿Qué ocurre si la compañía de seguros no responde?
Revise el comprobante de entrega y los datos de contacto. Su abogado puede llamar al departamento de reclamaciones para confirmar la recepción y enviar un aviso de seguimiento. Conserve las copias y las notas de cada contacto. El TDI recomienda guardar los registros de la reclamación y dar seguimiento a las llamadas telefónicas mediante mensajes escritos.
¿Enviar la carta amplía el plazo de prescripción?
No suponga que lo hace. Un aviso de representación no es una demanda judicial. Su abogado debe llevar un control del plazo para presentar la demanda y de cualquier requisito de notificación independiente de la póliza.