Carta de Preservación de Evidencia (Plantilla + Ejemplo)

Una carta de preservación de evidencia es una herramienta legal sencilla pero poderosa. También se conoce como carta de retención de litigio, aviso de retención legal o carta de espoliación. Esta carta le indica a una persona o empresa que mantenga toda la evidencia importante de forma segura para una disputa legal.

En cualquier demanda o disputa legal, la evidencia es clave. Esto puede incluir documentos, correos electrónicos, mensajes de texto, contratos, fotos o videos. Hoy en día, muchos casos también dependen de información almacenada electrónicamente (ISE), como datos en la nube, registros de servidores y archivos digitales.

Una carta de preservación suele enviarse antes o durante el litigio. Crea una solicitud clara para preservar la evidencia y detener cualquier eliminación o cambio. Esto ayuda a proteger el proceso de descubrimiento y garantiza que ambas partes tengan acceso justo a los hechos.

Por Qué Esta Carta Es Importante

Cuando se envía un aviso legal, se activa el deber de preservar la evidencia. Este deber puede surgir cuando el litigio es razonablemente anticipado, incluso antes de que se presente un caso.

Si la evidencia se pierde o se destruye, puede derivar en espoliación. Los tribunales pueden entonces imponer sanciones conforme a las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP), incluida la Regla 37, que establece sanciones por no preservar la evidencia.

Estas penalidades pueden incluir:

• Doctrina de inferencia adversa
• Multas o penalidades legales
• Límites en el uso de evidencia
• Incluso la desestimación del caso

Por esta razón, una carta de preservación es una parte clave del cumplimiento legal, de la gestión de riesgos y de la gobernanza de la información.

Dónde Se Aplica

Una plantilla de carta de preservación de evidencia se utiliza en muchos casos, como:

• Reclamaciones por lesiones personales
• Litigios laborales
• Disputas contractuales
• Investigaciones regulatorias
• Investigaciones internas

Puede enviarse a:

• Un demandado o parte contraria
• Un tercero que tenga la evidencia
• El departamento legal corporativo de una empresa
• Equipos como administradores de TI, oficiales de cumplimiento o especialistas en eDiscovery

¿Qué es una carta de preservación de evidencia?

Una carta de preservación de evidencia es un aviso legal formal dirigido a una persona, una empresa o un tercero. Les indica que mantengan segura toda la evidencia relacionada con un caso legal. Esta carta también se conoce como carta de retención de litigio, aviso de retención legal o aviso de preservación.

En términos simples, es una solicitud escrita que dice: «No elimine, cambie ni destruya nada importante para esta disputa».

Definición Simple

Una carta de preservación es un documento que:

• Notifica a alguien sobre una disputa legal
• Les exige preservar evidencia
• Ayuda a proteger el proceso de descubrimiento

Se aplica tanto a registros físicos como a información almacenada electrónicamente (ISE), como correos electrónicos, mensajes y archivos en la nube.

¿Qué Hace Esta Carta?

Una carta de preservación de evidencia tiene dos objetivos principales:

1. Notificar sobre acción legal: informa a la otra parte que puede ocurrir una demanda o reclamación legal.
2. Proteger Evidencia Importante Les indica que mantengan todos los documentos, datos y materiales relevantes en su forma actual.

Esto incluye:

• Correos electrónicos y mensajes de texto
• Contratos y registros comerciales
• Fotos, videos y vigilancia
• Almacenamiento en la nube y sistemas de respaldo

Por qué se llama retención de litigio

Una retención de litigio es un proceso que detiene la eliminación normal de datos.

Cuando se envía esta carta:

• Las políticas de retención de documentos deben pausarse
• Los sistemas de eliminación automática deben detenerse
• Todos los datos relevantes deben mantenerse seguros

Esto crea una obligación legal de preservar la evidencia una vez que el litigio es razonablemente anticipado.

¿Cuándo comienza el deber de preservar?

El deber de preservar la evidencia no siempre conlleva una demanda. Comienza cuando:

• Una disputa se vuelve seria
• Se espera una reclamación
• Se envía un aviso legal o una demanda

Incluso sin una carta, la ley puede requerir aún la preservación. La carta simplemente hace que este deber sea claro e innegable.

Cómo encaja en el proceso legal

Un aviso de preservación es un paso temprano en el procedimiento civil y en el proceso de eDiscovery.

Se conecta con:

• La ley de evidencia y la equidad en el tribunal
• El Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM)

Casos clave como Zubulake v. UBS Warburg, que enfatizan la necesidad de emitir una retención legal

¿Por qué es importante una carta de preservación?

Una carta de preservación de evidencia es muy importante en cualquier disputa legal. Ayuda a proteger la verdad y mantiene su caso sólido desde el principio.

Sin esta carta, evidencia importante como correos electrónicos, documentos o videos puede perderse para siempre.

1. Crea un deber legal de preservar evidencia

Cuando envía un aviso de preservación o una carta de retención de litigio, le indica a la otra parte que debe mantener seguros todos los documentos y datos relevantes.

Esto crea un deber claro de preservar la evidencia. Una vez que reciben la carta, no pueden eliminar ni cambiar información importante.

Este deber aplica a:

• Información almacenada electrónicamente (ISE)
• Registros y documentos físicos
• Comunicaciones como correos electrónicos y mensajes de texto

2. Previene la Espoliación de Evidencia

La espoliación de evidencia consiste en destruir, ocultar o cambiarla.

Si se pierde evidencia, el tribunal puede asumir que fue perjudicial para la parte que la destruyó. Esto se llama la doctrina de inferencia adversa.

Una carta de preservación ayuda a detener este problema antes de que ocurra.

3. Protege el Proceso de Descubrimiento

El proceso de descubrimiento es como ambas partes recopilan hechos en un caso.

Si falta evidencia, el proceso se vuelve injusto. Los tribunales dependen de información completa y precisa para tomar decisiones.

Una carta de demanda de preservación garantiza:

• Que la evidencia permanezca completa
• Que los datos no sean eliminados
• Que ambas partes puedan acceder a los mismos hechos

4. Le ayuda a evitar penalidades legales graves

Si alguien ignora un aviso de retención legal y destruye evidencia, los tribunales pueden imponer severas sanciones.

Estas pueden incluir:

• Sanciones por espoliación
• Multas y costos legales
• Límites en el uso de evidencia
• Desestimación del caso o sentencia en rebeldía

Los tribunales tienen el poder de sancionar a las partes que no preserven la evidencia después de recibir aviso.

5. Fortalece Su Caso Legal

Enviar una plantilla de carta de preservación temprana demuestra que usted es serio con su reclamación.

También crea prueba de que:

• La otra parte conocía la disputa
• Fueron advertidos de mantener la evidencia
• Cualquier pérdida posterior de datos es su responsabilidad

Esto puede mejorar su posición ante el tribunal y respaldar su estrategia de cumplimiento legal.

6. Es una herramienta clave de gestión de riesgos

Una carta de preservación de evidencia no es solo para abogados. También es utilizada por:

• Departamentos legales corporativos
• Oficiales de cumplimiento
• Administradores de TI
• Especialistas en eDiscovery

Ayuda a las organizaciones a gestionar la preservación de datos, a cumplir con las políticas de retención de documentos y a evitar riesgos legales.

¿Cuándo debe enviar una carta de preservación de evidencia?

El momento es muy importante al enviar una carta de preservación de evidencia. Si la envía demasiado tarde, la evidencia clave puede ya haberse perdido.

1. Cuando el litigio es razonablemente anticipado

Debe enviar un aviso de preservación cuando una demanda es probable, incluso si aún no se ha presentado.

La ley establece que el deber de preservar la evidencia comienza cuando el litigio es razonablemente anticipado, no cuando el caso comienza en el tribunal.

Esto significa que debe actuar cuando:

• Existe una disputa legal seria
• Cree que se presentará una reclamación
• Usted mismo planea presentar una demanda

2. Después de un evento desencadenante

Ciertos eventos indican claramente que debe enviar una carta de retención de litigio de inmediato.

Eventos desencadenantes comunes:

• Un accidente o incidente grave
• Una disputa contractual o incumplimiento
• Recibir una queja legal o amenaza
• Enviar o recibir una carta de demanda
• Inicio de una investigación interna o regulatoria

Estos eventos crean una amenaza creíble de litigio, lo que activa la necesidad de preservar la evidencia.

3. Antes de que la evidencia sea eliminada

Muchos sistemas eliminan datos automáticamente. Esto incluye:

• Correos electrónicos
• Registros de servidores
• Archivos de respaldo
• Datos de almacenamiento en la nube

Un aviso de retención legal debe enviarse de inmediato para detener estos sistemas. Requiere que el destinatario suspenda las políticas de retención de documentos y mantenga todos los datos relevantes.

4. Antes de presentar una demanda

Una carta de preservación prelitigio a menudo se envía antes de que se presente un caso.

Esto le ayuda a:

• Proteger información almacenada electrónicamente (ISE) clave
• Asegurar evidencia física
• Mostrar al tribunal que actuó temprano y de manera responsable

También advierte a la otra parte que no debe destruir la evidencia.

5. Cuando Usted Controla Evidencia

Si planea una acción legal, también debe preservar su propia evidencia.

El deber aplica a:

• Individuos
• Empresas
• Departamentos legales corporativos
• Equipos como administradores de TI y especialistas en eDiscovery

Incluso las discusiones internas sobre una reclamación pueden activar este deber.

6. Por qué importa la acción temprana

Retrasar una carta de demanda de preservación puede llevar a:

• Datos perdidos o eliminados
• Reclamaciones legales débiles
• Mayor riesgo de espoliación de evidencia

Los tribunales esperan que las partes actúen con rapidez una vez que una disputa se vuelve seria. Actuar tarde puede perjudicar su caso y reducir su protección legal.

Tipos de Evidencia Para Solicitar Preservación

Una carta de preservación de evidencia sólida debe enumerar claramente los tipos de evidencia que deben conservarse. Esta es una de las partes más importantes de una carta de retención de litigio.

Si no se lista la evidencia correcta, puede perderse, eliminarse o ignorarse. Los tribunales esperan que sea claro y específico.

1. Evidencia Electrónica (ISE)

Hoy en día, la mayoría de los casos involucran información almacenada electrónicamente (ISE). Este tipo de datos es clave en el eDiscovery y debe preservarse cuidadosamente.

La evidencia digital común incluye:

• Correos electrónicos y archivos adjuntos
• Mensajes de texto y registros de chat
• Publicaciones en redes sociales
• Archivos de almacenamiento en la nube
• Registros de servidores y datos del sistema
• Sistemas de respaldo y archivos
• Metadatos de documentos

Estos datos a menudo se eliminan automáticamente, por lo que un aviso de retención legal debe detener dichos procesos de inmediato.

2. Evidencia Física

Un aviso de preservación también debe incluir artículos físicos que puedan ser relevantes para el caso.

Ejemplos:

• Vehículos en casos de accidentes
• Equipos o maquinaria
• Ropa o artículos dañados
• Muestras de productos
• Escombros de un incidente

Estos artículos deben mantenerse en su estado original para un análisis adecuado.

3. Documentos y Registros Comerciales

Muchos casos legales dependen de registros escritos.

Ejemplos:

• Contratos y acuerdos
• Informes y registros internos
• Facturas y datos financieros
• Archivos de empleados
• Políticas y manuales

Estos registros ayudan a acreditar hechos y a demostrar lo sucedido en una disputa legal.

4. Fotos, Videos y Vigilancia

La evidencia visual a menudo resulta muy sólida ante el tribunal.

Debe solicitar:

• Grabaciones de CCTV o vigilancia
• Fotos del lugar
• Videos de teléfonos o cámaras
• Grabaciones de sistemas de seguridad

Por ejemplo, los casos de accidentes a menudo dependen de videos o fotos tomados en el momento del accidente.

5. Comunicaciones

Los registros de comunicación pueden mostrar intención, tiempo y detalles clave.

Incluir:

• Correos electrónicos entre partes
• Mensajes de texto
• Chats internos de la empresa
• Cartas y correspondencia escrita

Estos registros a menudo revelan lo que las personas sabían y cuándo lo supieron.

6. Informes y Registros Oficiales

Alguna evidencia proviene de terceros o de fuentes oficiales.

Ejemplos:

• Informes policiales
• Registros médicos
• Informes de accidentes
• Documentos de seguros
• Declaraciones de testigos

Estos documentos suelen ser críticos en reclamaciones por lesiones personales y en litigios laborales.

7. Evidencia Específica de la Industria

Los distintos casos requieren distintos tipos de evidencia.

Ejemplos:

• Datos de la caja negra del vehículo en accidentes
• Registros de mantenimiento de equipos
• Registros de diseño y pruebas de productos
• Informes de cumplimiento y seguridad

No hay un límite estricto a lo que puede solicitar. El objetivo es preservar cualquier cosa que pueda ayudar a sustentar su caso.

Por Qué Ser Específico Es Importante

Una buena carta de demanda de preservación no solo dice: «Guarde todo.»

En cambio, debe:

• Listar categorías claras de evidencia
• Definir un período de tiempo
• Identificar custodios clave

Esto garantiza la preservación adecuada de los datos y reduce el riesgo de espoliación de la evidencia.

Cómo escribir una carta de preservación de evidencia (paso a paso)

Escribir una carta de preservación de evidencia no es difícil si se sigue un proceso claro. El objetivo es hacer una solicitud formal que sea fácil de entender y legalmente sólida.

Una buena carta de retención de litigio debe solicitar claramente que la otra parte preserve todos los documentos relevantes y la información almacenada electrónicamente (ISE).

Paso 1: Agregar Encabezado e Información de Contacto

Comience su carta con detalles básicos:

• Su nombre y dirección
• Nombre del asesor legal o bufete de abogados
• Nombre y dirección del destinatario
• Fecha

Esto muestra quién emite el aviso legal y quién debe cumplirlo.

Paso 2: Describir el Asunto Legal

Explique la disputa legal en palabras simples. Incluya:

• Lo que sucedió
• Fechas y eventos clave
• Tipo de caso, como litigio laboral o disputa contractual

Esta sección ayuda al lector a comprender por qué la carta es importante.

Paso 3: Declarar que se espera el litigio

Diga claramente que el litigio es razonablemente anticipado.

Esto es muy importante porque activa el deber de preservar la evidencia.

Paso 4: Hacer una demanda clara de preservación

Ahora haga una solicitud directa.

Declare que esta es una carta formal de demanda de preservación y requiera que el destinatario:

• Mantenga todos los documentos relevantes
• Proteja todos los datos y registros
• Evite la eliminación, cambio o destrucción

Este paso crea una obligación legal clara.

Paso 5: Listar Evidencia Específica a Preservar

Esta es la parte más importante de la carta.

Sea específico y detallado. Por ejemplo:

• Correos electrónicos entre ciertas personas
• Mensajes de texto dentro de un rango de fechas
• Contratos, informes y archivos
• Almacenamiento en la nube y datos de respaldo

Evite frases generales como «todos los documentos.» Los tribunales esperan una lista clara de evidencia.

Paso 6: Definir el Período de Tiempo

Indique el período exacto de la evidencia.

Ejemplo: enero de 2023 a diciembre de 2024

Esto ayuda a garantizar la preservación adecuada de los datos y a evitar confusiones.

Paso 7: Instruir a Suspender las Políticas de Eliminación

Dígale al destinatario que aplique las políticas normales de retención de documentos.

Esto incluye:

• Sistemas de eliminación automática
• Reciclaje de respaldos
• Procesos de limpieza de archivos

Un aviso de retención legal debe anular estos sistemas para prevenir la espoliación de la evidencia.

Paso 8: Incluir una advertencia legal

Explique las consecuencias de no seguir la carta.

Puede mencionar:

• Sanciones por espoliación
• Penalidades del tribunal
• Inferencia adversa

Esto hace que la carta sea más seria y aumenta el cumplimiento.

Paso 9: Solicitar Confirmación

Pida al destinatario que confirme:

• Que recibieron la carta
• Que cumplirán con la solicitud de preservación

Esto constituye prueba de que fueron notificados.

Paso 10: Agregar Firma y Método de Entrega

Termine la carta con:

• Su nombre y firma
• Datos de contacto
• Método de respuesta preferido

Es mejor enviar la carta por:

• Correo certificado
• Mensajero
• Correo electrónico con prueba de entrega

Esto garantiza que se cuenta con evidencia de que la carta fue recibida.

Plantilla de Carta de Preservación de Evidencia (Copiar y Usar)

A continuación, se presenta una plantilla de carta de preservación de evidencia, simple y clara, que puede copiar y usar. Este formato sigue la práctica legal común e incluye todas las partes clave necesarias para preservar adecuadamente la evidencia.

Una buena plantilla debe solicitar claramente que el destinatario retenga todos los documentos, registros e información almacenada electrónicamente (ISE) relacionados con un asunto legal.

Plantilla Básica de Carta de Preservación

[Su Nombre o Nombre del Bufete de Abogados] [Su Dirección] [Ciudad, Estado, Código Postal] [Correo Electrónico] [Número de Teléfono]

Fecha: [Insertar Fecha]

Para: [Nombre del Destinatario / Empresa] Dirección: [Dirección del Destinatario]

Asunto: Demanda de Preservación de Evidencia

Estimado/a [Nombre del Destinatario]:

Esta carta sirve como un aviso formal de preservación de evidencia con respecto a una disputa legal que involucra [breve descripción del incidente o problema].

Anticipamos un litigio relacionado con este asunto. Por lo tanto, usted tiene el deber de preservar la evidencia que pueda ser relevante para este caso.

1. Demanda de Preservación

Se le requiere que preserve todos los documentos, datos y materiales relevantes en su posesión, custodia o control.

Esto incluye tanto evidencia física como información almacenada electrónicamente (ISE).

2. Alcance de la Evidencia a Preservar

Por favor, preserve, sin limitación, lo siguiente:

• Correos electrónicos y comunicaciones electrónicas
• Mensajes de texto y registros de chat
• Contratos, informes y registros comerciales
• Fotos, videos y grabaciones de vigilancia
• Datos de almacenamiento en la nube y sistemas de respaldo
• Cualquier otro documento o material relevante

Estos artículos no deben ser eliminados, alterados ni destruidos.

3. Período de tiempo

Esta solicitud aplica a todos los registros creados o almacenados desde: [Fecha de Inicio] hasta [Fecha de Fin o Presente]

4. Suspensión de Políticas de Eliminación

Debe suspender inmediatamente cualquier política rutinaria de retención de documentos o sistemas de eliminación automática que puedan resultar en la pérdida de evidencia relevante.

5. Consecuencias Legales

El no preservar evidencia puede resultar en sanciones por espoliación, incluyendo:

• Penalidades del tribunal
• Inferencia adversa
• Multas monetarias
• Otras consecuencias legales

Los tribunales pueden tomar medidas si la evidencia es destruida tras recibir aviso.

6. Solicitud de Confirmación

Por favor, confirme por escrito que ha recibido esta carta y que cumplirá con esta demanda de preservación.

7. Información de Contacto

Si tiene alguna pregunta, por favor comuníquese con:

[Su Nombre] [Su Correo Electrónico] [Su Número de Teléfono]

Atentamente,

[Su Nombre] [Su Título / Bufete de Abogados]

Carta de preservación de evidencia de muestra

A continuación, se presenta una carta de preservación de evidencia de una muestra realista, basada en cómo los abogados redactan cartas de espoliación en casos reales. Este ejemplo muestra cómo aplicar la plantilla en una situación real.

Una muestra como esta le ayuda a comprender el tono, la estructura y la redacción legal utilizados en la práctica.

Carta de Muestra

[Nombre del Bufete de Abogados] [Dirección] [Ciudad, Estado, Código Postal] [Correo Electrónico] [Número de Teléfono]

Fecha: 1 de marzo de 2026

Para: Empresa de Camiones ABC Dirección: 101 Calle Principal, Ciudad, Estado

Asunto: Aviso de Preservación de Evidencia – Accidente de Vehículo de Motor

Estimado/a señor/a:

Nuestro bufete representa a Juan García en relación con las lesiones sufridas en un accidente de vehículo de motor ocurrido el 10 de febrero de 2026.

Esta carta sirve como carta formal de preservación de evidencia y le advierte de su deber de preservar la evidencia relacionada con este incidente. El litigio es razonablemente anticipado.

Demanda de preservación

Se le requiere que preserve todos los documentos, registros e información almacenada electrónicamente (ISE) que puedan ser relevantes para este asunto.

No debe destruir, alterar, eliminar ni modificar dicha evidencia.

Evidencia a preservar

Esta solicitud incluye, pero no se limita a:

• El vehículo involucrado en el accidente
• Todas las fotos, videos y grabaciones de vigilancia
• Correos electrónicos, mensajes de texto y comunicaciones internas
• Registros de conductor, registros de mantenimiento e informes de inspección
• Archivos de personal y registros de capacitación
• Datos de GPS y datos de la caja negra del vehículo
• Cualquier informe creado después del incidente

Período de tiempo

Por favor preserve toda la evidencia desde: 1 de enero de 2026, hasta el presente

Suspensión de Políticas de Eliminación

Debe suspender de inmediato cualquier política rutinaria de retención o eliminación de documentos que pueda resultar en la pérdida de evidencia relevante.

Consecuencias Legales

El no preservar evidencia puede resultar en reclamaciones de espoliación de evidencia y penalidades legales, incluyendo:

• Instrucciones de inferencia adversa
• Sanciones monetarias
• Penalidades o sentencias relacionadas con el caso

Solicitud de Confirmación

Por favor, confirme por escrito dentro de 10 días que ha recibido esta carta y ha tomado medidas para preservar toda la evidencia relevante.

Información de contacto

Si tiene alguna pregunta, por favor comuníquese con:

[Nombre del Abogado] [Nombre del Bufete de Abogados] [Correo Electrónico] | [Número de Teléfono]

Atentamente,

[Nombre del Abogado] Abogado del Demandante

Consecuencias Legales de Ignorar una Carta de Preservación

No responder a una carta de preservación de evidencia puede acarrear serios problemas legales. Los tribunales toman muy en serio la preservación de la evidencia porque protege la equidad en una demanda.

Si una persona o empresa no cumple con una carta de retención de litigio, puede enfrentar sanciones severas.

1. Espoliación de Evidencia

El mayor riesgo es la espoliación de la evidencia.

Esto ocurre cuando alguien:

• Destruye evidencia
• Cambia u oculta información
• No preserva datos importantes

Los tribunales ven esto como una violación grave porque daña el proceso de descubrimiento y la equidad en el caso.

2. Regla de Inferencia Adversa

Una de las penalidades más poderosas es la doctrina de inferencia adversa. Esto significa que el tribunal puede asumir que la evidencia perdida fue perjudicial para la parte que la destruyó, y puede afectar fuertemente el resultado del caso y dañar la credibilidad.

3. Penalidades Monetarias y Costos Legales

Los tribunales pueden ordenar a la parte culpable que pague:

• Multas
• Honorarios de abogados
• Costos causados por la pérdida de evidencia

De conformidad con la Regla 37 de las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP), los tribunales pueden requerir el pago de daños por la falta de preservación de evidencia.

4. Pérdida de Derechos Legales

Si la evidencia no se preserva, los tribunales pueden limitar lo que una parte puede hacer en el caso.

Esto puede incluir:

• Bloquear ciertas reclamaciones o defensas
• Impedir el uso de evidencia clave
• Restringir el testimonio de testigos

En algunos casos, los tribunales pueden considerar ciertos hechos como ya probados en contra de la parte.

5. Desestimación del Caso o Sentencia en Rebeldía

En situaciones graves, el tribunal puede tomar medidas extremas, como:

• Desestimar el caso
• Dictar una sentencia en rebeldía contra la parte

Esto significa que el caso puede perderse sin un juicio completo.

6. Responsabilidad Penal en Algunos Casos

En situaciones raras, destruir evidencia puede constituir un delito.

Esto se llama manipulación de evidencia y puede llevar a:

• Cargos penales
• Multas
• Incluso prisión

Algunas leyes imponen penas de hasta muchos años de prisión por destrucción intencional de evidencia.

7. Daño a la Reputación y Credibilidad

Incluso si el caso no es desestimado, no preservar evidencia puede dañar:

• La confianza con el tribunal
• La reputación comercial
• La posición legal futura

Los jueces y jurados pueden ver a la parte como deshonesta o descuidada.

Por qué los tribunales toman esto en serio

Los tribunales dependen de evidencia completa y precisa para tomar decisiones justas.

Cuando se pierde evidencia, puede:

• Cambiar el resultado del caso
• Perjudicar a la otra parte
• Reducir la confianza en el sistema legal

Es por eso que existen sanciones estrictas bajo la ley de la evidencia y las reglas de procedimiento civil.

Carta de Preservación vs. Retención de Litigio: ¿Cuál es la diferencia?

Muchas personas piensan que una carta de preservación de evidencia y una carta de retención de litigio son lo mismo. Están relacionadas, pero no son exactamente lo mismo.

Entender la diferencia le ayuda a usar la herramienta correcta en el momento adecuado.

Explicación Simple

• Una carta de preservación se envía a otra parte
• Una retención de litigio se usa dentro de su propia organización

Ambas buscan preservar la evidencia, pero lo hacen de maneras distintas.

¿Qué es una carta de preservación?

Una carta de preservación de evidencia es un aviso legal externo.

Se envía a:

• La parte contraria
• Un tercero que tiene la evidencia

Su propósito es:

• Informarles de una disputa legal
• Pedirles que preserven evidencia
• Advertir sobre la espoliación de evidencia

No siempre es obligatoria por ley, pero es un paso legal sólido para proteger su caso.

¿Qué es una retención de litigio?

Una retención de litigio es un proceso interno que utiliza una empresa u organización.

Es enviada por:

• Asesor legal
• Departamento legal corporativo

Le dice a los empleados que:

• Dejen de eliminar datos
• Mantengan todos los documentos relevantes e ISE
• Sigan las reglas de preservación de datos

Una retención de litigio es una parte clave del eDiscovery y se requiere cuando se prevé un litigio.

Diferencia de Momento

• Un aviso de preservación puede enviarse temprano, incluso antes de presentar un caso
• Una retención de litigio comienza cuando el litigio es razonablemente anticipado y se vuelve obligatoria

El deber de preservar la evidencia a menudo comienza antes de que se presente una demanda.

Diferencia de Alcance

• Una carta de demanda de preservación le pide a otra parte que mantenga la evidencia
• Un aviso de retención legal garantiza que su propio equipo mantenga la evidencia

Una retención legal a menudo cubre:

• Correos electrónicos
• Documentos
• Mensajes de texto
• Sistemas internos

Este proceso ayuda a las organizaciones a mantenerse en cumplimiento y evitar riesgos legales.

Cómo Trabajan Juntos

Estas dos herramientas a menudo se usan al mismo tiempo:

• Envía una carta de preservación a la otra parte
• Emite una retención de litigio dentro de su organización

Esto garantiza que:

• Usted protege su propia evidencia
• La otra parte también preserva la suya

Errores comunes a evitar

Escribir una carta de preservación de evidencia puede parecer simple, pero los pequeños errores pueden acarrear grandes riesgos legales. Los tribunales esperan que las partes tomen medidas razonables para preservar la evidencia, especialmente cuando se prevé litigio.

A continuación se presentan los errores más comunes y cómo evitarlos.

1. Enviar la carta demasiado tarde

Uno de los mayores errores es esperar demasiado.

El deber de preservar la evidencia comienza cuando el litigio es razonablemente anticipado, no cuando se presenta una demanda.

Si se retrasa:

• La evidencia puede ser eliminada
• Los datos pueden ser sobrescritos
• Su caso puede debilitarse

Siempre envíe su aviso de preservación lo antes posible.

2. Ser demasiado vago sobre la evidencia

Una carta de demanda de preservación débil a menudo usa un lenguaje poco claro, como: «Guarde todos los documentos»

Esto no es suficiente. Los tribunales esperan que defina claramente:

• Tipos de documentos relevantes
• Información almacenada electrónicamente (ISE) específica
• Períodos de tiempo y categorías

No definir adecuadamente el alcance es un error común en la preservación.

3. No Incluir Todas las Fuentes de Datos

Otro error es no considerar fuentes importantes de evidencia.

Una carta adecuada debe incluir:

• Correos electrónicos y mensajes
• Almacenamiento en la nube y respaldos
• Dispositivos personales utilizados para el trabajo
• Registros físicos

Los tribunales esperan un enfoque amplio y razonable para identificar la evidencia.

4. No detener la eliminación automática

Muchos sistemas eliminan datos automáticamente.

Si su aviso de retención legal no instruye claramente a detener:

• La eliminación de correos electrónicos
• La sobreescritura de respaldos
• Los procesos de limpieza de archivos

Entonces, la evidencia puede perderse sin intención.

No suspender los sistemas de eliminación supone un riesgo importante en casos de retención legal.

5. Mala Comunicación con los Custodios

Una retención de litigio o una solicitud de preservación debe llegar a las personas correctas.

Los errores comunes incluyen:

• No informar a los empleados
• No incluir a los equipos de TI
• No identificar a los custodios clave

La mala comunicación puede llevar a evidencia faltante o incompleta.

6. No Dar Seguimiento

Enviar una carta no es suficiente.

La preservación es un proceso continuo, no una tarea de una sola vez.

Debe:

• Confirmar la recepción
• Monitorear el cumplimiento
• Actualizar la solicitud si es necesario

Sin seguimiento, la evidencia puede perderse de todas formas.

7. Ignorar los Riesgos de Evidencia Electrónica

Los datos digitales son fáciles de perder.

Incluso el uso normal de la computadora puede:

• Cambiar los metadatos
• Sobreescribir archivos
• Eliminar datos temporales

La evidencia electrónica requiere cuidado adicional para evitar la espoliación de la evidencia.

8. Usar una Plantilla Genérica Sin Personalización

Una plantilla básica de carta de preservación es útil, pero usarla sin cambios es arriesgado.

Cada caso es diferente. Debe:

• Agregar hechos específicos
• Incluir tipos exactos de evidencia
• Ajustar los períodos de tiempo

Las cartas genéricas a menudo son ignoradas o impugnadas en el tribunal.

9. No explicar las consecuencias legales

Si su carta no advierte sobre:

• Sanciones por espoliación
• Penalidades legales
• Consecuencias del tribunal

El destinatario puede no tomarlo en serio.

Una advertencia sólida mejora el cumplimiento y protege su caso.

Preguntas Frecuentes

A continuación se presentan respuestas simples a preguntas comunes sobre una carta de preservación de evidencia. Estas respuestas ayudan a los usuarios a entender cómo funciona en situaciones legales reales.

¿Es legalmente vinculante una carta de preservación de evidencia?

Una carta de preservación es una solicitud formal, pero tiene un fuerte efecto legal.

Una vez que una persona o empresa la recibe, queda en aviso de su deber de preservar la evidencia. Si la ignoran y destruyen la evidencia, los tribunales pueden imponer sanciones por espoliación.

¿Puedo enviar una carta de preservación sin un abogado?

Sí, usted puede enviar un aviso de preservación por sí mismo.

Sin embargo, un abogado puede:

• Hacer la carta más sólida y precisa
• Identificar todos los documentos relevantes e ISE
• Reducir el riesgo de errores

Muchas personas eligen asesoría legal para garantizar una redacción adecuada y protección completa.

¿Cuándo debo enviar una carta de preservación?

Debe enviarla cuando el litigio sea razonablemente anticipado.

Esto puede ocurrir:

• Después de un accidente
• Después de un problema contractual
• Cuando una disputa se vuelve seria

No necesita esperar a que comience una demanda.

¿Quién debe recibir la Carta de Preservación?

La carta generalmente se envía a:

• La parte contraria o demandado
• Su compañía de seguros
• Terceros que tienen evidencia

Esto garantiza que todos los posibles custodios de la información preserven la evidencia.

¿Qué sucede si la evidencia es destruida?

Si la evidencia es destruida después del aviso, los tribunales pueden:

• Aplicar inferencia adversa
• Imponer multas o penalidades
• Limitar las defensas legales
• Desestimar el caso en situaciones graves

Esto se llama espoliación de evidencia y puede afectar significativamente el resultado de un caso.

¿Cuánto tiempo debe preservarse la evidencia?

La evidencia debe preservarse mientras el caso esté activo.

Esto incluye:

• Fase pre-litigio
• Proceso de descubrimiento
• Juicio y apelaciones

El tiempo exacto depende del caso, pero el deber continúa hasta que el asunto legal esté completamente resuelto.

¿Qué tipos de evidencia deben preservarse?

Una carta de demanda de preservación generalmente cubre:

• Correos electrónicos y mensajes de texto
• Contratos y registros comerciales
• Fotos y videos
• Datos en la nube y respaldos
• Artículos físicos

El objetivo es proteger toda la evidencia relevante para el caso.

¿Se requiere una carta de preservación antes de presentar una demanda?

No, no siempre es requerida.

Sin embargo, es muy recomendable porque:

• Protege evidencia importante
• Fortalece su caso
• Previene la pérdida de datos

Enviarla a tiempo es un paso legal inteligente.