Carta de verificación de salarios perdidos: ejemplo y plantilla
Faltar al trabajo tras una lesión puede dificultar el pago de sus cuentas. Para respaldar una reclamación de seguro, es posible que se requieran pruebas de los salarios perdidos. Una carta de verificación de salarios perdidos ayuda a demostrar su remuneración habitual, el trabajo al que faltó y los ingresos que no recibió.
Su empleador, a menudo a través del departamento de recursos humanos o de nómina, puede verificar estos datos con los registros de la empresa. El formulario de verificación salarial de una aseguradora también puede preguntar si recibió pagos durante su ausencia o si contaba con un plan de continuación salarial.
Esta guía ofrece un ejemplo de carta de verificación de salarios perdidos, una plantilla en blanco y los pasos para solicitarla. También aprenderá a revisar los cálculos y a reunir los documentos que respalden su reclamación.
Antes de usar la plantilla, pregunte a su aseguradora si necesita un formulario propio. La carta ayuda a documentar su pérdida. La cantidad que podría recibir depende de las normas y la cobertura aplicables a su reclamación.
¿Qué es una carta de verificación de salarios perdidos?
Una carta de verificación de salarios perdidos es una declaración de su empleador que confirma su remuneración y el trabajo al que faltó. Ayuda a una aseguradora o a un ajustador de reclamaciones a revisar los ingresos perdidos tras una lesión.
También llamada carta de verificación de pérdida salarial o declaración del empleador sobre ingresos perdidos, por lo general incluye:
● Su nombre, cargo y fechas de empleo.
● Su remuneración habitual y su horario de trabajo.
● Las fechas y horas en que faltó al trabajo.
● Los ingresos que no recibió.
● Cualquier pago que recibió durante su ausencia laboral.
● La firma y los datos de contacto del empleador.
Los formularios de las aseguradoras solicitan estos datos para evaluar una reclamación por salarios perdidos. Algunos también solicitan registros de ingresos anteriores al accidente.
¿En qué se diferencia de otras cartas?
Una carta de verificación de empleo confirma los datos de su empleo. Una carta de verificación de pérdida de ingresos también documenta el trabajo al que faltó y los ingresos perdidos.
Una carta de reclamación de indemnización solicita la reparación de los perjuicios sufridos. La carta del empleador respalda esa solicitud con datos de nómina.
Su empleador confirma sus registros de trabajo y de remuneración. Su médico tratante documenta las limitaciones laborales por motivos médicos. Pregunte a la aseguradora si necesita un formulario de verificación de sueldos y salarios en lugar de una carta.
Plantilla de carta de verificación de salarios perdidos
Use esta plantilla de carta de verificación de salarios perdidos para preparar un borrador para su empleador. Reemplace cada campo entre corchetes con los datos de sus registros de trabajo y remuneración. Un representante autorizado del empleador debe revisar y firmar la carta definitiva.
[Nombre de la empresa]
[Dirección de la empresa]
[Ciudad, estado, código postal]
[Número de teléfono de la empresa]
Fecha: [Fecha]
Para: [Nombre del destinatario o ajustador de reclamaciones]
[Nombre de la aseguradora]
[Dirección del destinatario]
Asunto: Verificación de salarios perdidos de [Nombre completo del empleado]
Número de reclamación: [Número de reclamación]
Estimado/a [Nombre del destinatario]:
Por medio de la presente, se confirma que [Nombre completo del empleado] labora en [Nombre de la empresa] como [Cargo] desde el [Fecha de contratación].
La remuneración habitual del empleado es de [Importe en dólares por hora o salario anual en dólares]. Su horario de trabajo habitual es de [Horas al día, días a la semana y total de horas semanales].
Nuestros registros indican que el empleado faltó al trabajo desde el [Primera fecha de ausencia] hasta el [Última fecha de ausencia]. Esto incluye [Número] días laborales y [Número] horas programadas.
[Elija una opción: El empleado regresó al trabajo el [Fecha]. El empleado no había regresado al trabajo para [Fecha].
Durante este período, el empleado dejó de recibir [Importe en dólares] de remuneración base, calculado de la siguiente manera:
[Tarifa salarial × horas no remuneradas, o explique el método de nómina utilizado]
Otros ingresos documentados que no se recibieron fueron [Indique los importes y explique su fundamento, o escriba «Ninguno»].
Durante la ausencia, el empleado recibió [Indique salarios, licencias remuneradas o pagos de continuación del salario, o escriba «Ninguno»]. Estos pagos se presentan por separado de los ingresos no recibidos.
Se adjuntan [Enumere los registros de remuneración y asistencia que sirven de respaldo].
Esta carta confirma los datos de nuestros registros de empleo y nómina. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con [Nombre del representante] al [Número de teléfono de la empresa] o a [Correo electrónico de la empresa].
Atentamente,
[Firma]
[Nombre del representante]
[Cargo]
[Nombre de la empresa]
Cómo adaptar la plantilla
Para un empleado que cobra por hora, indique la tarifa salarial y las horas programadas a las que faltó sin recibir pago. Para un empleado con salario fijo, pida al departamento de nómina que explique cualquier reducción real del salario.
Si se redujo el horario de trabajo tras la lesión, indique las horas habituales, las horas trabajadas y las horas no remuneradas a las que faltó. Si hubo varios períodos de ausencia, adjunte una tabla con cada intervalo de fechas.
Mantenga los pagos por horas extra perdidas, las comisiones y las bonificaciones por separado de la remuneración base. Use registros para respaldar cada importe. Los formularios de las aseguradoras pueden solicitar los ingresos anteriores y los pagos recibidos durante la ausencia.
¿Qué debe incluir una carta de verificación de salarios perdidos?
Una carta clara del empleador sobre los salarios perdidos debe indicar cuánto habría ganado y cuánto se le pagó. Use los datos de los registros de nómina y de asistencia.
Datos del empleado y del empleador
Incluya el nombre y el cargo del empleado, la fecha de contratación y la situación laboral actual. Añada el nombre, la dirección y el número de teléfono de la empresa.
Use el papel membretado de la empresa para la verificación salarial, si está disponible. Incluya el número de reclamación para que el destinatario pueda asociar la carta a su expediente.
Remuneración y horario habitual
Indique su salario por hora o por año. Enumere sus días y horarios habituales de trabajo. Explique si cada importe corresponde a ingresos brutos (antes de deducciones) o a ingresos netos (después de deducciones).
Ausencias laborales e ingresos perdidos
Incluya:
● El primer día de ausencia laboral.
● Cada fecha o período en que faltó al trabajo.
● El total de días laborales y horas programadas a los que faltó.
● Su fecha de regreso al trabajo, si se conoce.
● La remuneración que no recibió y cómo se calculó.
Enumere por separado las horas extra, las propinas u otros pagos respaldados por documentos. Los formularios de las aseguradoras pueden solicitar los ingresos previos al accidente para ayudar a verificar dichos montos.
Licencias remuneradas y continuación del salario
Indique si recibió tiempo libre remunerado, licencia por enfermedad, pago de vacaciones o continuidad del salario. Mantenga estos importes separados para que el lector pueda seguir los cálculos.
Firma y datos de contacto
Añada el nombre, el cargo, la firma y la fecha del representante autorizado del empleador. Incluya un teléfono o un correo electrónico de la empresa para responder a preguntas posteriores.
Los formularios oficiales de salarios también solicitan datos del empleado, fechas de ausencia, registros de remuneración y la confirmación del empleador. Revise el formulario de su reclamación antes de enviar la carta.
Cómo calcular los salarios perdidos para la carta
El cálculo total de sus ingresos perdidos debe basarse en los registros de remuneración y de las horas de trabajo programadas. Muestre los cálculos para que el lector pueda verificar cada importe.
Empleados que cobran por hora
Para la remuneración base, multiplique su tarifa por hora por las horas de ausencia no pagadas.
Ejemplo: Gana $20 por hora y falta a 24 horas programadas.
$20 × 24 horas = $480 de salarios brutos perdidos.
Cuente las horas de trabajo programadas. No cuente fines de semana ni otros días en los que no haya trabajado.
Para calcular una pérdida salarial parcial, use las horas no remuneradas que le faltaron. Si normalmente trabaja ocho horas, pero trabajó cinco, la diferencia es de tres horas.
Empleados con salario fijo
El cálculo de los salarios perdidos de un empleado con salario fijo debe reflejar la reducción real de su remuneración. Pida al departamento de nómina que explique el método utilizado.
Ejemplo: Su salario semanal habitual es de $1,000. El departamento de nómina confirma que recibió $600 por una semana de licencia no remunerada.
$1,000 − $600 = $400 de remuneración base no recibida.
Si siguió recibiendo su salario completo, indíquelo. No lo presente como salario no pagado.
Horas extra, comisiones, bonificaciones y propinas
Respalde con registros la pérdida de comisiones, bonificaciones y propinas tras la lesión. Incluya un pago adicional por turno solo cuando los turnos a los que faltó habrían generado ese pago extra.
Para verificar los ingresos variables, explique el período utilizado para calcular el promedio. Los ingresos anteriores pueden respaldar una estimación, pero no prueban que habría recibido cada pago adicional.
Los formularios salariales de las aseguradoras pueden solicitar ingresos semanales anteriores, incluidos las horas extra, las propinas y otros pagos. Use el período solicitado para su reclamación.
Licencias remuneradas y continuación del salario
Enumere por separado la licencia por enfermedad utilizada durante la recuperación, las vacaciones utilizadas durante la recuperación y los pagos de continuación del salario.
Muestre tanto la remuneración recibida como cualquier importe pendiente de pago. La posibilidad de reclamar la licencia utilizada depende de las normas aplicables a su caso.
Mantenga la cifra de salarios brutos perdidos separada de cualquier cifra de pérdida de ingresos netos. El cálculo del empleador documenta los ingresos. No determina el pago final de la reclamación.
Cómo solicitar la carta a su empleador
Para solicitar la verificación salarial a su empleador, comuníquese con Recursos Humanos o Nómina. Su supervisor directo puede ayudar a confirmar los turnos a los que faltó, pero pregunte quién puede revisar los registros de remuneración y firmar la carta.
Siga estos seis pasos
- Consulte con la aseguradora. Pregunte a su ajustador de reclamaciones si necesita una carta o un formulario específico.
- Comuníquese con el departamento adecuado. Pida a recursos humanos o nómina una carta de su empleador sobre los salarios perdidos.
- Comparta los datos principales. Proporcione su número de reclamación, las fechas de ausencia y los datos de contacto del destinatario.
- Dé su consentimiento si se lo solicitan. Su empleador puede solicitarle autorización para verificar sus salarios antes de compartir sus registros.
- Revise la carta firmada. Verifique su nombre, remuneración, horas de ausencia y los cálculos.
- Envíela y guarde una copia. Siga las instrucciones de la aseguradora para enviar los documentos de la reclamación.
Ejemplo de correo electrónico para solicitar una carta de salarios perdidos
Hola, [Nombre del representante de recursos humanos o nómina]:
Necesito una carta de verificación de salarios perdidos para respaldar una reclamación de seguro por el trabajo al que falté desde el [Fecha de inicio] hasta el [Fecha de finalización].
Por favor, confirme mi cargo, fecha de contratación, remuneración habitual, horario normal de trabajo y las horas programadas a las que falté. También le pido que enumere la remuneración que no recibí y cualquier salario o licencia remunerada que recibí durante ese período.
Mi número de reclamación es [Número de reclamación]. Adjunto [el formulario de la aseguradora o una plantilla de carta en blanco] para su revisión.
Por favor, incluya el nombre, cargo, firma y datos de contacto laborales de quien firme la carta. Avíseme si necesita mi consentimiento por escrito o más información.
La fecha solicitada para presentar la carta es [Fecha].
Gracias,
[Su nombre]
[Número de empleado, si es necesario]
¿Qué documentos deben respaldar la carta?
Su carta de comprobación de salarios perdidos debe coincidir con sus registros de remuneración y de jornada laboral. Pregunte a la aseguradora qué documentos de respaldo necesita para acreditar la pérdida de ingresos.
| Documento | Qué ayuda a demostrar |
| Recibos de nómina | Su remuneración habitual, deducciones e ingresos |
| Registro o documentos de nómina | Tarifas salariales e importes pagados durante la ausencia |
| Hojas de horas trabajadas | Las horas que trabajó |
| Registros de asistencia | Las fechas en que estuvo ausente |
| Horarios de trabajo | Los turnos y las horas que debía trabajar |
| Formulario W-2 | Sus salarios anuales declarados |
| Declaración federal de impuestos sobre la renta | Un historial de ingresos más amplio, cuando se solicite |
| Nota médica de restricciones laborales | Las limitaciones laborales indicadas por su médico |
| Alta médica para volver al trabajo | Cuándo recibió autorización para regresar al trabajo y cualquier limitación |
Haga coincidir los registros con el período de la reclamación
Use los registros de nómina para verificar los ingresos y las hojas de horas para documentar el trabajo al que faltó, correspondientes a las fechas de su carta. Los registros de remuneración anteriores también pueden ayudar a demostrar sus ingresos habituales.
Mantenga separadas las pruebas de remuneración y las pruebas médicas.
Su empleador confirma las fechas de trabajo y la remuneración. Su médico proporciona documentos de restricciones laborales por motivos médicos que explican por qué no pudo trabajar o por qué necesitó reducir su horario.
Una nota médica por ausencia laboral no acredita su tarifa salarial. Un recibo de nómina no acredita la necesidad médica de ausentarse del trabajo. Use cada registro para acreditar los hechos que respalda.
Envíe los registros solicitados para su reclamación. Guarde copias de la carta, de los documentos adjuntos y del comprobante de envío.
¿Qué ocurre si trabaja por cuenta propia o si su empleador no le proporciona una carta?
Si no tiene recibos de nómina ni una carta del empleador, es posible que necesite otros registros para demostrar la pérdida de ingresos. Pregunte a la aseguradora qué registros aceptará.
Trabajadores por cuenta propia y contratistas independientes
Para verificar la pérdida de ingresos de un trabajador por cuenta propia, reúna registros que documenten sus ingresos habituales y el trabajo que no pudo realizar. Estos pueden incluir:
● Declaraciones de impuestos y el Anexo C del IRS, cuando se utilice para su negocio.
● Formulario 1099-NEC y registros de pagos de clientes.
● Facturas, contratos y reservas canceladas.
● Estados de cuenta bancarios y registros de ingresos del negocio.
● Informes de ingresos de plataformas de trabajo por encargo.
Estos registros pueden demostrar ingresos perdidos de contratistas independientes, documentar la pérdida de ingresos de profesionales autónomos o mostrar la pérdida de remuneración de trabajadores de plataformas.
Explique qué trabajos no pudo completar, las fechas correspondientes y cómo calculó la pérdida. Un formulario fiscal anual por sí solo no muestra por qué sus ingresos disminuyeron durante una semana específica.
Mantenga la pérdida de ingresos del negocio por separado de las ventas totales. Los ingresos cobrados por el negocio y la ganancia neta son cifras distintas. El Anexo C del IRS registra los ingresos y gastos del negocio para calcular las ganancias o pérdidas. No determina el pago de su reclamación de seguro.
Si su empleador no le proporciona una carta
Si su empleador se niega a verificar los salarios perdidos, pregunte si el departamento de nómina puede proporcionar registros de remuneración o confirmar los datos básicos. El empleador podría estar dispuesto a verificar su tarifa salarial y sus fechas de ausencia sin utilizar su borrador.
Pida al ajustador de reclamaciones instrucciones por escrito sobre las alternativas a una carta del empleador sobre salarios perdidos. Guarde copias de sus solicitudes y de las respuestas.
Si la falta de registros retrasa su reclamación por lesiones personales, un abogado con experiencia en lesiones personales puede ayudarle a revisar los siguientes pasos a seguir. No dé por hecho que todos los empleadores emiten la misma carta personalizada. Los requisitos dependen de la reclamación y de las normas aplicables.
¿Cuándo necesita un formulario oficial de verificación salarial?
Antes de usar una carta, pregunte a la aseguradora si requiere un formulario específico. Una carta general podría no incluir todos los datos necesarios para su reclamación.
Reclamaciones por accidentes de auto y sin determinación de culpa
Para los salarios perdidos tras un accidente de auto, los registros necesarios varían según la reclamación. La cobertura de responsabilidad civil por lesiones corporales y la protección contra lesiones personales pueden utilizar formularios distintos y estar sujetas a normas distintas.
Pregunte a su ajustador qué formulario corresponde a su reclamación de seguro por ingresos perdidos.
Reclamaciones de compensación para trabajadores en Texas
Para una reclamación de compensación para trabajadores en Texas, el empleador podría tener que completar el Formulario DWC-003 de Texas, Declaración de salarios del empleador.
Este formulario registra la remuneración, las prestaciones, la situación laboral y las fechas de ausencia. También explica cómo declarar los ingresos anteriores a la lesión. Tiene una finalidad distinta de la de una carta básica de reclamación por un accidente de auto.
Para trabajadores con más de un empleo, el formulario de Texas remite al Formulario DWC-003ME, Declaración de salarios del empleado con múltiples empleos. Este ayuda a documentar los salarios de otro empleador.
Revise el formulario antes de enviarlo.
Confirme:
● Qué formulario requiere su reclamación.
● Quién debe completarlo y firmarlo.
● Qué períodos de pago debe cubrir.
● Dónde y cuándo debe presentarlo.
● Qué registros de respaldo debe adjuntar.
Use la carta de ejemplo cuando el destinatario la acepte. Use el formulario obligatorio cuando su aseguradora o el sistema de reclamaciones lo exija.
Errores comunes que pueden retrasar la verificación salarial
Revise su carta antes de enviarla. La falta de información en una carta de salarios perdidos puede generar preguntas adicionales y retrasar la revisión.
Fechas que no coinciden con sus registros
La carta debe coincidir con sus registros de asistencia posteriores a la lesión y con su horario de trabajo. Cuente solo los turnos u horas que debía trabajar.
Para una carta de salarios perdidos de un empleado a tiempo parcial, utilice su horario real. Para verificar los ingresos perdidos de un trabajador de temporada, muestre si tenía trabajo programado durante su ausencia.
Cifras salariales sin cálculos claros
Indique la tarifa salarial, las horas no remuneradas y el método de cálculo. No mezcle los ingresos brutos con el pago neto.
Para una carta de salarios perdidos de un empleado que cobra comisiones, explique qué registros respaldan el importe reclamado. Evite añadir horas extra o bonificaciones sin pruebas de que perdió esos ingresos.
Omitir los pagos recibidos
Enumere los salarios, las licencias remuneradas o los pagos de continuación del salario recibidos durante la ausencia. Los formularios de las aseguradoras pueden solicitar información sobre estos pagos y sobre los ingresos anteriores.
Falta de firmas o datos de contacto
Compruebe que figuren la firma del empleador, la fecha, el nombre en letra de molde, el cargo y los datos de contacto de la empresa.
Tratar la carta como una promesa de pago
La carta respalda la documentación de un acuerdo de indemnización por salarios perdidos. No garantiza su aprobación ni determina el pago final.
Si necesita ayuda para corregir una carta de verificación de salario, pida al empleador una copia revisada y firmada. No modifique usted mismo una carta ya firmada. Si su reclamación por salarios perdidos es rechazada por falta de pruebas, pregunte qué datos o registros faltan.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe firmar una carta de verificación de salarios perdidos?
Debe firmarla un representante autorizado del empleador que pueda revisar sus registros de trabajo y de remuneración. Puede ser un responsable de recursos humanos, un gerente de nómina o el propietario del negocio. Incluya el cargo y los datos de contacto laborales de quien firme.
¿Puedo redactar la carta para que mi empleador la revise?
Sí. Puede preparar un borrador utilizando la plantilla de la carta de verificación de salarios perdidos. Su empleador debe revisar los datos, realizar los cambios necesarios y firmar la versión definitiva.
¿La carta debe estar certificada por un notario?
Pregunte al destinatario. No dé por hecho que todas las cartas requieren un notario. Los formularios de las aseguradoras citados en esta guía solicitan la firma del empleador sin una sección de certificación notarial por separado.
¿Puedo usar recibos de nómina en lugar de una carta del empleador?
Pregunte a su ajustador de reclamaciones. Los recibos de nómina para una reclamación por salarios perdidos muestran los ingresos, pero podrían no reflejar las horas programadas a las que faltó. La aseguradora también puede solicitar la confirmación del empleador, los registros de asistencia o su propio formulario.
¿Qué ocurre si usé licencia por enfermedad o vacaciones?
Enumere las horas de licencia utilizadas y los pagos recibidos. Mantenga el tiempo libre remunerado utilizado tras un accidente por separado de los salarios no pagados. La posibilidad de reclamar la licencia utilizada depende de las normas aplicables a su caso.
¿Qué ocurre si aún no he regresado al trabajo?
Indique que no ha regresado al trabajo a la fecha de la carta. Documente las ausencias hasta esa fecha. Mantenga cualquier estimación futura por separado de los ingresos ya perdidos. El Formulario DWC-003 de Texas incluye una opción para indicar que el trabajador no ha regresado.
¿Cómo documento los salarios perdidos de varios empleos?
Solicite los registros de remuneración y de ausencias a cada empleador. Para verificar los salarios de varios empleadores, muestre por separado el horario, las horas de ausencia y la remuneración perdida de cada empleo.
El sistema de compensación para trabajadores de Texas cuenta con un formulario específico para verificar los salarios de varios empleadores. Otras reclamaciones pueden utilizar registros distintos.
¿La pérdida de ingresos es lo mismo que la pérdida de capacidad para generar ingresos?
Los salarios perdidos son ingresos que no se recibieron en un período anterior. La pérdida de capacidad de generar ingresos se refiere a la reducción de la capacidad para obtener ingresos.
Una carta de comprobación de pérdida de ingresos puede documentar la remuneración y las ausencias pasadas. Por lo general, no puede demostrar por sí sola cómo una lesión afectará los ingresos futuros.